Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса

На сегодняшний день, в период становления инновационной информационно-ориентированной экономики информационные технологии играют ключевую роль в развитии бизнеса. Любое увеличивающееся предприятие сталкивается с необходимостью организации системы документооборота, с увеличением количества документов возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный формат. Так формируется понятие системы электронного документооборота.

Для определения предпосылок и этапов внедрения систем электронного документооборота следует рассмотреть основные понятия, связанные с электронным документооборотом.

Система электронного документооборота(СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также комплекс работ с документами.

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов, представленных в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, реквизит ЭД, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документообороте с момента формирования электронной цифровой подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП.

При внедрении СЭД предприятие стремится:

  • Обеспечить эффективное управление и прозрачность деятельности организации;
  • Накапливать информацию, управлять данными и регламентировать доступ;
  • Формализовать деятельность каждого сотрудника;
  • Оптимизировать бизнес-процессы.
  • Экономить ресурсы путем сокращения расходов на управление бумажной документацией.

Поэтому можно выделить следующие предпосылки СЭД:

  • необходимо автоматизировать административный аппарат управления организацией;
  • необходимо управлять потоками работ;
  • необходимы средства поиска информации;
  • требуется обеспечить безопасность данных;
  • проблема наличия бумажного архива большого объема;
  • существуют электронные системы, с которыми возможна интеграция;
  • необходимость соответствия международным, государственным и отраслевым стандартам;
  • проблема наличия территориально-удаленных подразделений.

Проводя анализ рынка СЭД, можно сделать вывод, что с увеличением внутрикорпоративной информации, все более очевидной становится неэффективность обмена традиционными бумажными документами. Данная тенденция проявилась с начала 90-х годов ХХ века. Тогда организации целого ряда стран начали активный переход на безбумажный документооборот. Так, в 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг темпа в 88% в год. Развитие Интернет-технологий во всем мире, увеличение числа компьютеров в организациях, и повышение компьютерной грамотности работников позволили за короткое время переходить на инновационные методы управления бизнесом с использованием электронного документооборота.

Также, вместе с СЭД есть и более широкое понятие – ERP (Enterprise Resource Planning System), или система планирования ресурсов предприятия (интегрированная система управления предприятием (ИСУП)). Современные ERP-системы создают условия выполнения всех основных функций бизнес-предприятий. Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) созданы для интеграции данных и процессов организации в единый комплекс. С этой целью ERP-система использует большое количество аппаратных и программных компонентов. Классические ERP-системы в отличие от СЭД относятся к категории «тяжёлых» программ, требующих продолжительной настройки, чтобы начать ими пользоваться. Так как ИСУП строятся по модульному принципу, заказчик чаще всего приобретает ограниченное количество модулей программы. В процессе внедрения команда разработчиков в течение месяца, а зачастую, и нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей. Одним из этих компонентов на первом этапе внедрения всей системы является СЭД.

Развитие рынка СЭД в России началось позже, чем в развитых странах. В большинстве случаев это обусловлено поздним переходом к рыночной модели экономики. Но внедрение данных систем на предприятиях, с учетом роста объемов информации, оказалось актуальным решением. На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится порядка пятидесяти процентов от рынка СЭД, однако по количеству внедрений соотношение очевидно не в пользу иностранных разработок. Вследствие высокой стоимости зарубежных программ, а также дорогой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются в большинстве случаев в крупных компаниях и государственных учреждениях, для которых цена продукта не является основополагающим критерием его выбора. Предприятия малого и среднего бизнеса имеют склонность применять российские разработки из-за их гибкости и дешевизны, и предпосылок к изменению такой ситуации не наблюдается. Но и большие компании все чаще обращаются к отечественным системам. С каждым годом отечественные продукты завоевывают все большую часть рынка, так как они становятся функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что наиболее важно, разрабатываются специально под российские реалии.

Лидерство рынка по объемам поставок ИСУП в денежном выражении занимает компания SAP, второе место занимает компания Oracle. Третье место отдают компании «1С».

Однако «1С:Предприятие 8» стоит дешевле именитых западных аналогов, поэтому в денежном выражении их доля ниже, но по количеству внедрений и рабочих мест больше.

Внедрение СЭД дает возможность существенно увеличить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях любой формы собственности, а также в госучреждениях.

Процесс внедрения СЭД включает в себя шесть этапов.

Рассмотрим эти этапы.

1 этап. Анализ ситуации.

Перед процессом внедрения СЭД на предприятии следует провести обследование, чтобы:

  • получить общую информацию об объекте внедрения СЭД;
  • определить цели внедрения;
  • определить общие ключевые требования к СЭД;
  • определить общее состояние организации документооборота и делопроизводства;
  • определить основных участников проекта (сформировать рабочую группу);
  • определить общий уровень сложности потенциального проекта;
  • оценить потребности по миграции данных и интеграции с другим ПО.

Далее необходимо провести информационное обследование, в ходе которого выявляются функциональные требования к СЭД.

Информационное обследование преследует цели, позволяющие:

  • изучить и точно описать подлежащие автоматизации бизнес-процессы;
  • разработать рекомендации по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
  • определить и описать модификации систем, интерфейсов;
  • разработать техническое задание.

 

к содержанию ↑

2 этап. Аутентификация проблемы.

 

Анализ текущей ситуации показывает, что цели внедрения СЭД на предприятии позволяют сделать систему главной управляющей программой бизнес-деятельности организации, а также оградят пользователей от рутинных задач, что приведет к повышению производительности и эффективности работы. Функционал программы позволяет:

  • повысить скорость и точность работы с клиентами;
  • автоматизировать обмен информацией между структурными подразделениями предприятия;
  • автоматизировать работу с контрагентами;
  • минимизировать вмешательство человека в задачи, требующие рутинных или сложных вычислений;
  • сделать удобным ведение учёта и получения отчётности.

В итоге это приводит к максимизации прибыли как основной цели ведения бизнеса.

 

к содержанию ↑

3 этап. Определение критериев выбора средств программирования.

 

Во многом построение системы управления организацией зависит от специфики её работы. Выбор средства проектирования системы или внедрение уже готовых продуктов автоматизации зависят от многих факторов, например организационно-правовой формы предприятия, вида ее деятельности и налогообложения, видов товаров и услуг, схемы ведения учёта, видов расчётов с покупателями и др.

Для данной фирмы эти параметры будут различны, и, вследствие этого, различными будут и подходы к решению проблемы разработки или выбора ПО.

Количество СЭД отличается разнообразием, но учитывая специфику фирмы, следует сделать вывод, что при наличии конкретного программного продукта с походящими параметрами для фирмы будет требоваться его значительная доработка. Также актуальным станет вопрос цены продукта, возникнет необходимость обучения персонала и поиска специалистов для обслуживания. Следовательно, одним из наиболее верных вариантов решения проблемы является проектирование собственной системы, ориентированной на конкретное предприятие. Именно поэтому так важно знать специфику компании, для которой создается система или производится выбор среди множества готовых продуктов.

 

к содержанию ↑

4 этап. Разработка альтернатив.

 

Зарубежные программные продукты зачастую оказываются нерентабельными для малого предприятия, так как данные системы громоздки и слишком дороги. Более того, доработка подобных систем может занять значительное время, потому что во многих системах не предусмотрены средства разработки продуктов, направленные на ведение бизнеса в Российской Федерации.

Для автоматизации функционирования существуют продукты, входящие в комплекс программ «1С:Предприятие 8». Больше всего распространены продукты от 1 С, предназначенные для автоматизации различных учетных задач (бухгалтерия, управление кадрами, склад и т.п.). На рынке довольно много отраслевых решений на базе «1С:Предприятие 8», подходящих для автоматизации работы предприятия. Однако по мнению пользователей системы, “1С” не в полной мере отвечает требованиям бизнеса, сохраняя архитектуру построения от бухгалтерии.

Таким образом, использование данных продуктов с учётом необходимости значительных доработок, стоимости, а также поддержки, обновлений и обучения персонала может оказаться нерентабельным.

Внедрение и сопровождение в этом случае оказываются довольно затратными для компании малого масштаба. Поэтому снова чаша весов переносится к разработке собственного программного продукта.

 

к содержанию ↑

5 этап. Выбор альтернативы.

 

При проектировании собственной СЭД требуется выбрать средство разработки.

На сегодняшний день наиболее выгодной является технологическая платформа «1С:Предприятие 8». Технологически платформа «1С:Предприятие 8» состоит из:

  • ядра платформы, включающей среду исполнения и набор базовых функций и объектов;
  • встроенных библиотек проблемно-ориентированных объектов;
  • внешних библиотек спец. объектов, подключаемых на базе стандартных протоколов;
  • инструментальных средств разработки приложений.

Для определения целесообразности внедрения данной платформы существуют критерии, по которым можно выбрать конфигуратор «1С:Предприятие 8» как средство разработки. В число этих критериев можно включить: возможность быстрой разработки приложений (RAD) и их адаптации; стандартизацию обучения и поддержки; максимальную стандартизацию модели проектирования и бизнес-логики прикладных решений; открытость; возможность постоянного развития и обновления прикладных решений; изоляцию разработчика приложений от технологических подробностей.

Таким образом, создание собственной программы является наиболее выгодным решением, так как разработка и использование готового продукта не требует большого штата работников, необходимости привлечения сторонних разработчиков, является приемлемым по расходам. В то время как использование стороннего продукта требует дополнительных расходов и доработок.

 

к содержанию ↑

6 этап. Реализация проекта внедрения СЭД.

 

На заключительном этапе происходит создание прикладного обеспечения СЭД, разработка новых функций системы на платформе «1С:Предприятие 8».

Реализация СЭД может быть произведена в несколько этапов:

  • разработка структуры базы данных СЭД;
  • разработка механизмов регистрации, визирования, исполнения и т.п.;
  • разработка экранных форм;
  • разработка тех. документации на систему.

Здесь реализуются требования, описанные на этапе информационного обследования.

Наиболее важным является факт выполнения работ по внедрению СЭД на территории предприятия, потому что происходит взаимодействие Разработчиков с Заказчиком, что влечет повышение эффективности доработки продукта и многие многие нюансы в работе конечных пользователей можно решить быстрее. Проблемы, с котрыми сталкиваются пользователи, могут быть оперативно решены.

В заключение следует отметить, что процесс внедрения СЭД, вне зависимости от сферы деятельности компании и численности ее персонала – тяжелый многоэтапный процесс, который необходимо осуществлять во всех организациях, так как данная система позволит систематизировать, облегчить и повысить эффективность работы всей организации.