Эффективность электронного документооборота в современном предприятии

Сегодня эффективность работы какой-либо организации зависит от своевременной обработки документов, скорости распределения информации среди подразделений организационной структуры и контрагентами, кроме того от надежности всей информационной составляющей в целом.

Поэтому в последнее время руководители множество предприятий не редко ставят вопрос об усовершенствовании системы документооборота. Достичь этой задачи возможно за счёт его автоматизации.

На настоящий момент автоматизированный документооборот не считается новшеством. Часть организаций ранее внедрила и используют систему электронного документооборота (СЭД). Но большая часть предприятий все еще сохраняют документооборот в традиционной, то есть в бумажной форме.

Главный аспект при выборе формы делопроизводства – это объем поступивших и созданных в организации документов за конкретный промежуток времени. По этой причине в компаниях, где структура департаментов считается разветвленной и связана чередой различных документов, переход на ЭД является весьма значимой задачей.

Чтобы сформировать чёткое понимание об этом понятии, остановимся на нем детальнее. Электронный документооборот возможно представить в виде общего механизма движения документов, созданные с помощью компьютерных средств и, как принято, подписаны электронной цифровой подписью. Но при этом обрабатываются документы тоже с применением электронных носителей.

В компании, где внедрена СЭД документ служит базисным инструментом управления. В подобных компаниях нет просто решений, приказов или поручений. Есть документы, содержащие эти самые приказы, решения и поручения. Получается, что управление в компании полностью осуществляется посредством документов. Большинство задач, которые выполняют сотрудники, также привязываются к документам.

Для чего нужен электронный документооборот

СЭД способен применяться в каждой организации: как для не очень большого предприятия, так и для более большого холдинга или корпорации с полноценной сетью филиалов. Некоторые начинают с автоматизации отдельных этапов документооборота, ведь у СЭД существует ряд значимых преимуществ:

  1. Для начала необходимо отметить прозрачность бизнес-процессов. В электронной системе контроль над созданием, исполнением и документов осуществляется легче и стремительнее. С помощью этого руководство в абсолютно любой момент может отслеживать бизнес-процессы организации.
  2. Кроме того с помощью ЭД повышается исполнительская функция. В соответствии статистическим данным большая доля поручений не выполняется сотрудниками. СЭД позволяет руководителям реализовывать контроль за качеством выполнения, рабочими процессами и скоростью и за результатом работы.
  3. Уменьшается время на исполнение и обработку документов. С помощью ЭД обеспечивается стремительное создание, поиск, рассылка и обработка документов. Это достигается с помощью автоматического составления реестров, сводок и отчетов, что в свою очередь, даёт возможность качественно, оперативно выполнять работу, и, как результат, оптимизировать бизнес-процессы.
  4. Увеличивается уровень конфиденциальности информации. У любого работника есть та степень доступа и управления документами, которая соответствует с его полномочиями и возможностями. Например, сотрудник способен обладать правом на чтение документа, способен редактировать, вносить соответствующие коррективы в документ, а также это могут быть полные права. Какое-либо действие протоколируется в компьютерной системе. А значит это то, что в любой момент имеется возможность посмотреть, какой из работников вносил изменения в данные и работал с ними.
к содержанию ↑

Преимущества электронного документооборота

Для многих компаний проблема конфиденциальности информации считается очень острой. Утрата любых важных документов способна повлечь миллионные убытки. В данном плане бумажные документы подвержены более большему риску, ведь они без проблем могут быть изъяты из папки и вся информация будет передана на сторону. Внедрив в компании СЭД, исключить полную утечку информации возможно и не удастся. Но в данном случае будет вероятность посмотреть, кто именно из сотрудников и в какой момент пользовался документами.

  1. С помощью системы электронного документооборота оптимизируется схема обучения новых работников, кроме того внедрения новейших процессов в компании. Внедрение в работу новых положений, инструкций с использованием ЭД происходит значительно быстрее, чем отдельное информирование каждого работника и его ознакомление с бумажными документами.
  2. Увеличивается уровень корпоративной культуры. В свою очередь СЭД создает полностью единое информационное пространство, где задействованы все или же большая часть структур компании. В свою очередь это создает возможность привлекать в корпоративные процессы практически любого сотрудника.
  3. При переходе компании на ЭД решается проблема с адаптацией новейших изменений на рынке международных стандартов. В случае возникновения таковых, организация, которая использует систему электронного документооборота, имеет возможность оперативно внести изменения под другой шаблон, повысив таким образом уровень своей конкурентоспособности на рынке.

Однако данный способ усовершенствования работы организации наравне с плюсами также имеет и свои минусы.

Во-первых, значительной проблемой является сохранность документов. В компьютер способен проникнуть вирус, система сохранения документов может и не сработать. Эта проблема может быть решена за счёт создания системы резервирования.

Еще одним допустимым минусом внедрения системы электронного документооборота может стать консервативность работников, занятые в системе. При переходе на автоматизированный документооборот не всегда получается исключить и предотвратить недовольство среди работников, которые привыкли к ручному труду и владеют неполными знаниями об ЭД.

Также СЭД придает значительное значение грамотному вводу данных. В этом случае особенно важен человечески фактор, ведь бесперебойное функционирование системы в будущем будет зависеть от квалификации и качества работы персонала.

На стадии покупки и внедрения СЭД руководство компании обязано быть готово к финансовым затратам. Хотя в следствии данные затраты как правило компенсируются с помощью сокращения затрат на работу с документацией и оптимизации бизнес-процессов.

Обмен электронными документами вероятен далеко не со всеми контрагентами. Причиной этому считается отсутствие полноценно единого информационного пространства. Из-за чего некоторые компании вынуждены параллельно вести и бумажный, и электронный обмен документами. Явным остается факт того, что пересылка актов и договоров электронным способом намного упростили бы работу среди заказчика и клиента в любом сегменте рынка.

к содержанию ↑

Виды электронной подписи

Необходимый реквизит многих документов, который придает им юридическую силу – это личная подпись. Юридическую силу электронного документа, как правило, подтверждают электронной подписью, которая, согласно 63-ФЗ может быть 3-х видов:

1) Простая электронная подпись. Этот вид подписи создают с применением паролей, кодов и других инструментов, которые идентифицируют автора подписанного документа. Криптографическая электронная подпись в этом случае не применяется.

2) Усиленная неквалифицированная подпись. Для создания данного вида подписи применяются криптографические средства, и это позволяет определить автора документа. Усиленная неквалифицированная подпись достаточно часто выступает аналогом документа с печатью.

3) Усиленная квалифицированная подпись способна заменять бумажную документацию в абсолютно всех случаях. Исключением служит ситуация, где на законодательном уровне необходимо наличие только документ на бумаге.

На данный момент времени большая часть государств считает равноправными так же и  бумажные документы с обычной подписью, и электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Переход компании с бумажного документооборота на электронный обязан быть хорошо и грамотным продуманным, ведь от этого шага зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Чаще в целом инициатором автоматизации процессов движения документов на предприятии выступает Генеральный Директор. Заинтересованность руководства в переходе на безбумажный документооборот играет значительную роль, ведь от этого во многом зависит успех этого проекта.

Обычно саму автоматизацию условно делят на две части: отчет, то есть контроль за работой готового продукта, и непосредственно процесс.

Если стоит задача не только ввести ЭД, но и преобразовать бизнес-процессы, то тогда техническое задание нужно формулировать вместе с менеджерами, ответственные за эти процессы. Только лишь в случае привлечения их в союзники удастся создать успешную версию ЭД.

к содержанию ↑

Этапы автоматизации

Процесс автоматизации есть возможность разделить на несколько ключевых этапов:

Этап первый. Техническое задание. Для начала руководителям проекта необходимо определиться с задачами, которые должны выполнять дальнейшая система. Четко сформулированные задачи помогут сделать правильный выбор на этом этапе.

Этап второй. Выбор IT-решения. Для организации с небольшим документооборотом возможно достаточного использования электронной базы данных, например Access или Excel. То есть организациям не очень большого масштаба не всегда исключительно заниматься глобальной перестройкой документооборота.

Руководители больших предприятий, имеющие региональные подразделения, а так же желающие автоматизировать документооборот, наоборот – необходимо быть готовым к дорогостоящему и долгому введению.

Этап третий. Описание бизнес-процессов. Перед началом введения документооборота нужно изучить существующие в данное время бизнес-процессы предприятия. Так как, именно на данном этапе ведущая роль предназначается начальникам отделов, задействованные в автоматизации. Их главная задача – это составить пошаговое протекание бизнес-процессов и помочь описать путь документов.

Этап четвёртый. Составляются сметы, списки необходимых ресурсов, календарные графики, разрабатывается общий план работ. При этом нужно учитывать абсолютно все существующие как плюсы, так и минусы, которые могут появляться после автоматизации документооборота.

Этап пятый. Реализация. Происходит непосредственное введение ЭД. Длительность данного этапа непосредственно зависит как от сложности структуры организации, так и от бизнес-процессов, протекающих в ней. А контроль и координация работ осуществляется непосредственно руководителем проекта.

Этап шестой. Завершение. На этом же этапе происходит тестирование программы. Довольно часто при тестировании проявляются пробелы автоматизации. Этот этап очень важен тем, что на нем всё ещё есть возможность оперативно устранить возникшие проблемы.

Этап седьмой. Ввод проекта в эксплуатацию. Может заключаться в применении одного из вариантов при введении системы:

– Параллельные стратегии (здесь работа ведется по старой системе, но одновременно с этим используются новые технологии; в процесс 2 системы – старая и новая всегда сравниваются, как правило, новая система постепенно адаптируется, но из-за дублирования данных этот подход считается наиболее затратным в временном и трудовом отношении).

– Скачок (переход на применение новой системы производится сразу же, то есть переходный процесс отсутствует; считается эффективным, но достаточно рискованным).

– Запуск пилотного проекта (здесь скачок происходит на одном участке; отличается надежностью).

– Последовательная автоматизация (введение начинается с более узких мест и постепенно начинают участвовать новые участки; затрачивается достаточно много времени, но при этом отдача видна почти сразуже).

На этом этапе, независимо от выбранной стратегии есть вероятность возникновения сложностей, связанные с консерватизмом работников. Но при грамотном подходе возможность рисков можно несколько снизить.

Этап седьмой. Контроль за использованием системы. Главная цель на этапе – это добиться постепенного применения программы на полную мощность. То есть программе необходимо стать реальным средством документооборота, а не оставаться всего лишь набором файлов.

Еще одним значимым моментом считается то обстоятельство, что даже после удачного прохождения каждого из семи этапов автоматизации, введённая система обязана постоянно дорабатываться и совершенствоваться. И это считается одним из главных факторов успешного применения ЭД на предприятии.

Будущее сопровождение системы непременно обязано включать в себя:

– Поддержку системы в рабочем состоянии. Она способна заключаться в устранении возникающих ошибок, консультативной помощи пользователям и резервном копировании данных;

– Внесение коррективов в справочники системы, отталкиваясь от текущих изменений в предприятии;

– Отслеживание изменений в законодательстве;

– Изменение настроек в системе под новые требования сотрудников.